Mange virksomheder er ikke opmærksomme på de skærpede krav til backup og opbevaring af regnskabsdata i den nye bogføringslov. Vi anbefaler jer derfor at være særligt opmærksomme på den del.

Udfordring

Hvis I anvender et ERP-system, som ikke fremgår af Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede bogføringssystemer, er det jeres ansvar at sikre overholdelse af backup-kravene i bogføringsloven.

Virksomheder med et bogføringssystem, som ikke fremgår af Erhvervsstyrelsens liste f.eks. on-prem eller specialudviklede ERP-systemer, skal ifølge Erhvervsstyrelsens vejledning leve op til følgende krav:

  • Fuld sikkerhedskopi mindst én gang ugentligt
  • Opbevaring hos en uafhængig tredjepart i EU/EØS
  • Backup skal kunne udleveres i et læsbart format
  • Backup skal gemmes i minimum 5 år fra udløbet af det regnskabsår, data vedrører

Manglende overholdelse kan medføre bøder og anmærkninger i årsrapporten.

Anbefaling

Vi anbefaler, at I kontrollerer om jeres ERP-system er på Erhvervsstyrelsens fortegnelse over registrerede bogføringssystemer i første omgang. Er jeres system på listen, så lever løsningen ifølge Erhvervsstyrelsen op til de gældende lovkrav.  Er jeres system ikke på listen, så anbefaler vi, at I kontrollerer jeres nuværende backup-setup for om det lever op til kravene. Hvis I i dag har en løsning med f.eks. kun 30 dages retention, som er sædvanlig praksis i mange backupløsninger, så er det ikke tilstrækkeligt i forhold til lovkravene.

Bemærk venligst at gældende regler for backup i bogføringsloven ligger uden for itm8s indflydelse, og det er virksomhedens ansvar at efterleve kravene. Vi informerer jer blot proaktivt herom.

Ønsker du hjælp?

Ønsker du assistance til at kontrollere om jeres backup-løsning lever op til kravene i den nye bogføringslov, så kan du blot kontakte os med henvisning til, at I ønsker opgaven igangsat eller stille spørgsmål, hvis du har behov for afklaring. Opgaven estimeres til 1-3 konsulenttimer afhængigt af jeres setup og afregnes pr. forbrugt tid. Ændring af eksisterende backup-løsning eller implementering af ny backup-løsning udføres kun efter nærmere aftale og pr. forbrugt tid.

Vil du vide mere?

Du kan læse mere om kravene til backup og digital bogføring hos Erhvervsstyrelsen:

Krav til sikkerhedskopiering - ikke-registrerede digitale bogføringssystemer | erhvervsstyrelsen.dk